Contrat de Location de Matériel et Outillage

‍1. Qui fait quoi, dans le contrat de location ?

“Je soussigné, Monsieur Dupont, accepte de prendre pour époux…” Non, on blague, mais ceci dit, un contrat de location, c’est comme un mini mariage avec une date de péremption. Donc, exactement comme dans un contrat entre deux amoureux, la première info qui figure dans ce contrat de location concerne les “soussignés”, c’est-à-dire les parties prenantes de cette union. Concrètement, il faut donc indiquer :
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1. Le loueur, VOUS, votre entreprise de location de matériel, et plus précisément :

- Votre nom et prénom
- Les mentions juridiques de votre entreprise,
- Votre adresse professionnelle
- les noms et prénoms du représentant légal de l’entreprise
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2. Le locataire de votre matériel, qu’il soit particulier ou professionnel :

- Son nom et prénom (vérifiez bien avec la carte d’identité !)
- Si c’est un pro, toutes les informations qui le concernent : entreprise, adresse, statut juridique
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Le conseil de Lokki 💡
‍Quoiqu’il arrive, n’oubliez pas de noter le numéro de téléphone ou le mail….et de vérifier ces infos, avec la pièce d’identité, un Kbis ou un numéro de Siren pour les contrats de location à destination des pros.

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2. Qu’est-ce qu’on loue ?

Eh oui, on sait. Mais parfois, les choses les plus simples nous échappent ! Donc, on récapitule : vous connaissez votre matériel, à vous de le décrire au mieux dans votre contrat de location, en précisant bien les conditions générales de location, à savoir :

- Le produit mis en location : miroir, perceuse, tireuse à bières, VTT, robe de soirée, machine à café, shampouineuse, scooter… (tout se loue, on vous a dit ! )
- La quantité louée
- Sa référence
- Les accessoires également loués avec le matériel principal
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Le conseil de Lokki 💡
Précisez l’état du matériel mis en location dans le contrat, lors de la remise du matériel et à sa restitution. Objectif : vous assurer que chacun sait ce qui est loué. Pensez, si possible, à faire des photos du matériel et des éventuelles éraflures, égratignures.

3. Comment on loue ?

Ça parait très scolaire, on sait, mais ne vous endormez pas tout de suite, on a encore d’autres trucs à vous dire ! Et mieux vaut rentrer dans le détail car, comme on vous l’a dit, il n’existe pas de modèle type de contrat de location ! Donc, après le quoi, vient le comment. En gros, souvent, la description du matériel s’accompagne de conditions d’utilisation, pour éviter toute mauvaise utilisation des équipements. On peut par exemple spécifier :
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- Que l’utilisation est uniquement réservée à des fins touristiques
- Qu’il est interdit de prêter/sous-louer le matériel (si si, ça arrive !)
- Que le matériel ne doit pas sortir d’une zone précise…
- Qu’il est obligatoire de bien protéger les produits s’il est déplacé
- etc, etc

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Le conseil de Lokki 💡
‍Pensez à référencer vos produits à l’aide de numéros ID, même si vous avez un petit parc (pour l’instant… il faut viser grand dans la vie !). Vous pourrez ainsi les différencier facilement et gagner du temps (pour développer votre business de location de matériel, of course !

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4. À quel prix on loue ?

Qui a déjà vu un ticket de caisse sans le prix, sauf quand c’est un cadeau qui ne vous plaira pas et que vous empresserez d’aller échanger dès que mémé aura le dos tourné ?

Donc, dans votre contrat de location de matériel, indiquez bien :

- Le prix de la location (par jour calendaire)
- Les modalités de calcul du prix de location
- Les éventuelles pénalités de retard de paiement
- La demande d’un potentiel dépôt de garantie
- Les conséquences d'une annulation de réservation

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Le conseil de Lokki  💡  
‍Pensez à bien préciser le type de caution retenue dans votre contrat de location de matériel. Faites en sortes qu’elle soit proportionnelle au prix du bien…  Un parc informatique à plusieurs dizaine de milliers d’euros ne vaut pas la même caution qu’un casque de vélo :-) Attention, il est interdit de consigner une pièce d'identité !

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‍5. Quand est-ce qu’on loue son équipement ?

Là, il faut être bien clair. Le matériel revient à la maison. Il n’est pas en CDI chez le locataire. On sait qu’il s’y plait bien, mais non, déso.

Donc, il y a un début… et une fin ! Alors, dans le contrat de location de matériel, indiquez bien

- La date et l’heure de possession de l’équipement
- La date et l'heure de la restitution du matériel

Cette clause est d'autant plus importante qu’il y a transfert de risques lors de la récupération du matériel par le locataire : légalement, il est donc en charge du bien-être de votre équipement. D’ailleurs, dans certaines locations à moyen/long terme, la responsabilité de l’entretien du matériel est confiée au locataire. On vous le donne en mille : oui, ça doit bien sûr figurer dans le contrat de location !

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Le conseil de Lokki 💡
Notez de façon claire les conséquences d'une non-restitution en temps et en heure. Non, le coin, ça ne marche pas.

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6. Où est-ce qu’on loue ?

Où, quoi, comment ? Vous devez vous dire que le coach Lokki a perdu la boule. Que nenni. On est pointilleux, c’est différent. Donc, on vous rappelle que dans votre contrat de location, il faut préciser le lieu où sera déposé puis restitué le matériel et qui s’en chargera.

Pourquoi c’est important ? Parce que vous pouvez, en tant qu’entreprise de location, proposer plusieurs possibilités à vos locataires :

- Un dépôt de matériel dans une autre agence
- Un dépôt directement en boutique
- Une restitution à domicile.

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Le conseil de Lokki 💡
Si vous voulez assurer une bonne qualité de service, proposez plusieurs possibilités selon les clients. Assurez-vous d’avoir un modèle de contrat précisant tous ces choix et n’oubliez pas de cocher la case concernée pour ne laisser aucun doute sur les conditions d’emprunt !

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7. Comment on règle l’addition de la location ?

En euros, en dollars, dinars, bitcoins ? N’en faites pas trop, quand même.

Mais précisez bien, en dessous du prix TTC à régler par le locataire, les différents moyens de paiement autorisés et disponibles :

- Chèques
- Espèces,
- Carte bancaire
- Virement

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Le conseil de Lokki 💡
Pensez à ajouter au contrat de location le règlement d’une caution location, que le locataire peut accepter ou non avant de valider la transaction. Pour évaluer ce montant, prenez en compte la compensation en cas d’incidents majeurs mais aussi l’entretien et la réparation de votre matériel tout au long de l’année.

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8. Quelles sont les conditions générales de location ?

Vous pouvez aussi renseigner les conditions générales de location, ou CVL, pour les intimes. Ces petites lignes qu’on ne regarde jamais, car elles sont souvent en caractère -50 sur les contrats, sont pourtant bien utiles… Parce qu'elles servent à encadrer tous les contrats de votre entreprise de location et sont donc applicables à tous les locataires potentiels, contrairement aux conditions particulières dont les clauses encadrent la location de manière spécifique, selon le produit loué et le locataire.

Pour qu’elles aient une valeur contractuelle, les conditions générales de location doivent être inscrites dans le contrat de location.

Concrètement, les conditions générales de location permettent de préciser ce que signifie la prestation de location pour votre entreprise de manière claire et explicite, afin de limiter les conflits et de spécifier les responsabilités de chacun. Elles servent donc de base aux clauses spécifiques et sont négociables.

Il faudra évidemment adapter les CVL aux produits et matériels que vous louez. L’objectif est toujours de sécuriser au maximum l’activité :

Souvent, les CVL comportent deux parties.

1. L’une précisant les obligations du loueur :

- Mettre à disposition un matériel en bon état de marche…
- Et sécurisé, grâce à un entretien régulier et une vérification précise avant chaque nouvelle location.
- Informer et mettre en garde ses locataires concernant les risques liés à l’utilisation du matériel loué
- Éventuellement, créer un état des lieux spécifiant les modalités d’entretien du matériel

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Le conseil de Lokki 💡
‍Le loueur est obligatoirement responsable en cas de dommages causés par un vice caché de la chose, qu’il en ait eu connaissance ou pas lors de la mise à disposition du matériel (défaut de fabrication, par exemple).

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2. L’autre présentant les responsabilités du locataire :

- Prendre soin du matériel,
- Respecter le code de la route si c’est un vélo ou un scooter,
- Ne pas sous-louer l’équipement,
- Respecter l’usage convenu…
- modalités de paiement,
- équipement,
- clauses en cas de litige,
- assurance,
- responsabilité civile,
- restitution
- caution du matériel loué.

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Le conseil de Lokki 💡
‍Rappelez au locataire qu'une responsabilité civile est utile car elle permet de garantir les dommages corporels et matériels causés à soi-même et aux tiers.

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9. Par quoi conclure un contrat de location ?

Rien ne doit être soumis à interprétation dans un contrat… Donc, en conclusion, il faut préciser en quoi le contrat de location engage les deux parties, avec cette petite phrase au-dessus de la signature du locataire.

« Je certifie avoir pris connaissance des conditions générales de location figurant sur le contrat et les accepter »

ou encore

« Je reconnais avoir récupéré le matériel en bon état de fonctionnement et m’engage à le rendre dans le même état d’usure. »

C’est le moment de signer, et on pense à toujours faire précéder une signature de la mention manuscrite « lu et approuvé ».

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Le conseil de Lokki 💡
‍N’oubliez pas de faire signer le contrat comprenant les CGL en deux exemplaires, accompagné de la mention manuscrite “lu et approuvé”. Et surtout, veillez à modifier votre contrat à votre activité ! Si vous ajoutez des accessoires, des fonctionnalités, n’oubliez pas de l’indiquer noir sur blanc dans votre contrat de location.

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Vous êtes toujours lost in the location ? On a concocté un modèle de contrat aux petits oignons pour vous 🧅.